社会保障禁令信：企业需要知道的

 
全国各地的雇主正在收到或已经收到来自社会保障局(SSA)的“不匹配”信函。这样的一封信到来时，公司应该如何回应?
为了了解不匹配信件的实际和政策含义，我采访了杰克逊·刘易斯(Jackson Lewis P.C)华盛顿特区办公室常务董事迈克尔·尼法赫(Michael Neifach)。从2007年7月到2009年1月，Michael担任移民和海关执法总顾问(ICE)。 (为进一步了解背景，美国国家政策基金会撰写了关于艾米·尼斯的不匹配信件的报告。)
Stuart Anderson：什么是不匹配字母?
Michael Neifach：社会保障局发出不匹配信件，表明工资和纳税声明(表格W-2)上的信息与SSA记录不匹配。在数年未发送不匹配信件后，2019年3月，SSA开始将通知邮寄给在W-2表格上被识别为具有至少一个姓名和社会安全号码(SSN)组合且与SSA记录不匹配的雇主。
这封信告知雇主，SSA需要更正，才能将其雇员的收入正确记入正确的记录。请记住，可能会产生不匹配的原因有很多，包括姓名或SSN的抄写错误，员工姓名的更改(例如，婚后)，W-2或W-4表格上的笔误。
安德森：多年来，在不同的主管部门下，政府对不匹配字母的政策有何变化?
Neifach：不匹配字母的历史由来已久。 SSA于1973年首次向信息不匹配的个人发出不匹配信。这些信称为DECOR或分散式信函。从1993年到2005年，SSA还向10名或10名以上雇员的雇主发送了不匹配信，这些雇主的W-2上报告的姓名和SSN信息与SSA记录不匹配。这些被称为EDCOR或教育函件。这两封信均仅供参考。
在布什政府的领导下，移民和海关执法局(ICE)在2006年发布了一项拟议规则，规定了雇主在收到不匹配信后应采取的步骤。该法规规定，在规定的期限内未能跟进不匹配信可能会导致发现雇主具有“建设性知识”，即雇员未经授权而工作。但是，在该规则成为最终规则之前，联邦地方法院发布了一项初步禁令，阻止政府继续执行最终的不匹配规则。随着诉讼的进行，SSA于2007纳税年度停止向雇主发出EDCOR不匹配信。
2009年，奥巴马政府彻底废除了不匹配规则。 2012年8月，SSA停止发行DECOR不匹配信。
安德森：在特朗普政府领导下发生了什么?
Neifach：2018年夏季，社会保障局宣布，自2007年以来，它将在2019年春季恢复发行EDCOR或“教育函件”信。2019年3月，SSA向雇主发出了约570,000件不匹配信。第一组发放给以电子方式提交2018年W-2的雇主。
与以前的不匹配信函不同，后者只针对W-2信息不匹配的至少10名雇员的雇主，而这些信件适用于所有雇员记录不匹配的雇主。此外，与往年不同，新信件仅列出受影响员工的总数，而不列出姓名或不匹配的信息。指示雇主向SSA的在线数据库进行注册以获取特定信息。
在2019年10月，SSA开始为提交2018 W-2纸质雇主的雇主发出不匹配信。
安德森(Anderson)：如果公司收到不匹配的信件，应该如何处理?
Neifach：出于多种原因，雇主需要认真对待不匹配信。首先，如果SSA无法匹配雇主在W-2上报告的姓名和SSN，则SSA无法将收入正确记入员工的记录。这可能意味着员工无法获得应得的全部福利。
其次，法律要求雇主提供准确的W-2信息。如果雇主向W-2提交的信息不正确，然后无视匹配信，则可能被IRS罚款。另一方面，按照SSA的指示进行不匹配的雇主很可能会属于“合理原因”例外，而不会受到IRS罚款。
最后，虽然收到不匹配的信件并不意味着该雇员非法在美国并且未经授权工作，但移民和海关执法局(ICE)通常会要求雇主作为I-9审核的一部分，是否没有匹配字母。
安德森：如果公司收到不匹配的信件，可能会对移民产生什么影响?
Neifach：正如SSA本身明确指出的那样，姓名和SSN不匹配并不表示员工的工作授权或移民身份。布什政府试图通过不匹配规则改变这一现状。
根据不匹配规则，如果该雇员被证实未经授权可在美国工作，则认为未跟上不匹配字母的雇主将被视为具有“建设性知识”。取消。
现在，收到没有更多内容的不匹配信件并不表示该雇员已获得在美国合法工作的授权，也将不支持“建设性知识”调查结果。但是，由于对非法就业的“建设性了解”可能涉及许多因素，而不仅仅是收到不匹配通知书，因此对于雇主而言，在决定那里可能存在的移民影响之前，请仔细考虑整个情况，这一点很重要。可能会收到不匹配的信息。
安德森：公司如何避免采取可能被视为歧视员工的行动?
Neifach：雇主需要确保他们了解收到不匹配的含义以及不匹配的含义。这意味着W-2中包含的名称和/或SSN与SSA记录不匹配。而已。这并不意味着该雇员有意提供虚假信息，也不意味着该雇员非法在美国居住且无权工作。
雇主不应仅因不匹配信而解雇或惩处雇员。这包括更改工作分配或将雇员置于无薪休假状态，以解决不匹配问题。同样，用人单位不应要求受不匹配通知信约束的雇员携带其他移民证明或工作授权身份。雇主需要确保所有雇员一视同仁，而不必考虑国籍，移民身份或国籍。
安德森：如果公司收到不匹配的信件，您建议公司采取哪些实际步骤?
Neifach：首先，按照收到的来信跟进，并由SSA自行提供建议。其次，将SSA信息与个人的其他就业记录进行比较。有印刷错误吗?如果是这样，请通过SSA的在线商务服务(BSO)门户进行更正。
第三，如果雇主的记录匹配，则以书面形式通知该雇员，并要求该雇员核对其社会保险卡上的姓名和号码。如果您的记录不正确，请通过Business Services Online门户重新提交更正。如果卡上的信息与不匹配字母相匹配，请书面通知员工以解决与SSA的不匹配。
第四，重要的是记录所有符合不匹配要求的步骤，包括与相关员工的对话。如果在跟进过程中出现欺诈迹象或该雇员似乎表明他或她可能无权在美国工作，则雇主应联系法律顾问以寻求更多指导。
安德森(Anderson)：您认为不匹配信件和移民执法即将发生什么?
Neifach：至此，政府对恢复不匹配字母的全部意图尚不完全清楚。为了回应国会的询问，SSA明确规定不匹配的字母仅是教育性的。这些信件旨在警告雇主不匹配，并提供有关如何提高工资报告准确性的指导。
此外，由于W-2中包含的信息(包括不匹配字母数据)在《内部税收法》第6103条下被视为联邦税收信息，因此除非在狭窄的情况下，否则SSA禁止与其他机构共享此信息。此类情况包括执法机构要求已经为合法执法目的而识别出的个人提供信息。不得广泛共享不匹配的信息以产生潜在客户或制定I-9审核目标。
移民和海关执法部门继续对不匹配信息产生浓厚的兴趣。甚至在SSA今年早些时候恢复发出不匹配信之前，ICE都会定期向雇主询问是否收到任何不匹配相关信息。随着信件的恢复，期望ICE对雇主如何回应不匹配信件以及是否可能存在其他违反雇用知识的迹象更加感兴趣。
进一步看，即使我们没有看到ICE重新发布《不匹配规定》，我希望ICE或国土安全部也会出台一些指南，描述不匹配字母与移民法规的交叉点。此时唯一可以肯定的是，雇主应该准备在2020年再次收到这些信函。