沟通不良仍然是导致项目失败的主要原因

 
你们所有X世代的人都可能熟悉凯文·史密斯(Kevin Smith)的狂热电影《职员》(Clerks)和他对《寂静的鲍勃(Silent Bob)》的刻画，这个角色没有说话的部分，但表情丰富。在最近的感恩节晚宴上，您可能还经历了通讯故障。不论是否有六西格玛黑带，项目经理经常陷入通过镜头谈论工作的陷阱。在直属团队之外，他们在外部以技术或基于功能的术语进行讨论。这等效于用眉毛传达您的思想状态，并期望其他人正确地解释您的信号。这是沟通不畅仍然是项目失败的主要原因，并且十年来这种情况没有改变的主要原因。如果您查看由Microsoft发布的此列表，则项目失败的所有原因都可以部分归结为无法正确，及时或根本没有沟通的人。
尽管从IT的角度来看，谈论功能是很自然的事，但他们的资金受众(也就是业务主管利益相关者)对此并不感兴趣。他们将功能转换为功能，最终转换为顶线或底线推理而被消耗掉; “我的客户购买成本会降低吗?”或“我向高价产品的追加销售转换率会提高吗?” IT可能对这些概念几乎一无所知，并且通常与企业保持一定距离。升级时会涉及到。为了直观地看到这一点，让我们看一下渐进式保险广告，其中Flo(项目经理)需要将保险代理的白话(业务)翻译成丛林向导(IT)，后者向她寻求帮助。
成为Flo弥合了这一IT业务范围的空白，这消耗了我的大部分职业。过去曾在全球最大的软件供应商之一从事产品管理工作，但我在离开行业和进入IT世界后陷入同样的​​陷阱有些内。幸运的是，当我进入更具业务导向的咨询界后，我从茧中走了出来，这迫使我回想起我以前在IT部门工作的日子。
如果无法与IT人员交流“业务”，反之亦然，也无法理解促使对方参与的动机，那么一大批基于软件的项目注定在预算遵守，上线日期或范围方面失败。
显然，允许业务用户在IT项目中担任领导角色或贡献角色与直接将IT支持功能嵌入业务中一样有帮助。分析团队就是一个很好的例子，它经常出现在首席营销，财务或运营官或特定业务部门。
尽管采取了“嵌入部队”的策略，但我们仍然发现仍然缺乏对IT项目应该以及可以交付给最高或最低收益的理解，更不用说它实际产生了什么。这很容易导致缺乏项目范围控制，风险识别和缓解以及许多其他典型项目管理策略。
但是，即使所有这些策略都在起作用，但如果您没有有效(或根本没有)将项目的价值传达给外部利益相关者，那么您就将蒙受不必要的风险，即在采用或价值激活方面表现不佳甚至失败。在这种情况下，沟通可以解释为项目经理和整个IT的职业创造者或破坏者。
在许多情况下，我已经亲眼目睹了不良的项目沟通，但在生产实物产品的行业中，尤其是在试图利用相同系统的大型，地理或组织多元化的公司中，这种现象尤其普遍。它是否是使用机器人程序自动化或其他功能的新客户体验平台，并不重要。但是，从组织如何看待自己在核心业务功能(例如，业务流程)方面看，涉及的功能就越多。采购高档材料，制造商品等，误解项目影响的可能性就越大。
任何传统的通信策略都将包括一项计划，旨在将新功能的开发状态，数据量统计数据或系统响应延迟改善情况告知外部利益相关者。这些通常会每周或每月通过电子邮件与业务主管共享。几乎没有想过要使成就与这些高管真正关心的(见上文)保持一致，或者如何以一种消耗性，情感上和视觉上俘获的方式来包装它们。
项目经理不是销售人员，但应该吗?
一点点销售敏锐性并不会伤害您，如果您坐下来思考，大部分时间就是销售。我们试图说服我们的孩子在学校做得更好的方式，妻子如何要求丈夫帮忙做家务，或者您如何协商下一份工作的薪水都是销售活动。您正在尝试说服另一方做某事，这将直接或间接地使您受益。
因此，为什么不类似地计划您的项目沟通策略。了解您正在与谁交谈，如何与他们交谈，多久和一次;最重要的是，关于什么
如果业务领导者从一开始就不参与您的客户体验策略，并与之进行沟通，那么从所有这些方面来看，您获得未来财务和人力资源的能力将会减弱。
这是有关如何在Twitter，Facebook，Amazon和TikTok的时代构建通信的一些指南。首先，视频规则高于文字交流。具有视频内容的电子邮件的打开率是简单文本的五倍，这是有原因的。我过去看到的最令人印象深刻的交流策略之一是一家制造企业集团每季度发布一次5分钟的视频，其中包含以产品质量为中心的项目的所有主要方面和成就。它的特色是高级管理人员在更大的行业趋势背景下向组织介绍了该项目的章程和重要性，并介绍了其多年的现状。此外，它还提供了有关旧流程与新流程的生产质量图形，以及对客户体验的影响，以及它如何在角色方面对组织的各个级别产生积极影响，以及公司的财务和运营绩效。
在此季度示例中，沟通的时间安排是围绕组织的约束而进行的，类似于客户活动的市场营销。在其他示例中，甚至根据团队的工作时间表(例如常会，异地，行业活动，大型活动等)调整时间。
其他要考虑的因素是利益相关者在角色层面上的动机，例如可能的下一个职业步骤，但至少是关键绩效指标，根据角色，他们甚至可以得到补偿。视频中的语言还应该使用组织和特定业务部门可以理解的术语(请参见前面的Flo示例)。
最后，在传达核心任务和反馈回路时，应该始终保持连续性和重复性，即接收者如何发现更多信息以及与谁联系处理问题。反过来，这可以为下一迭代通知核心消息和基础内容。毕竟，传达一个多年项目是一个旅程。